BIPO mejora la experiencia del cliente en su sistema de gestión de RR. HH. con el machine learning en AWS

La plataforma de HRMS de BIPO permite a los empleados realizar las tareas cotidianas de recursos humanos, como nóminas, solicitudes de permisos, presentación de reclamaciones y control de asistencia, a través de un portal web o móvil. Para mejorar la experiencia del usuario, BIPO se propuso mejorar su proceso de presentación de solicitudes, que era una de las tareas que más tiempo consumían. Los empleados suelen tener que presentar varias solicitudes al mes, y cada solicitud puede tardar una media de 20 minutos en cargarse. Todo ello se traducía en una pérdida de productividad de hasta 50 horas al mes. Además, los departamentos financieros dedicaban hasta 100 horas al mes a rectificar los errores derivados de este proceso tan manual. 

En 2020, BIPO observó una tendencia creciente entre sus clientes hacia una herramienta de control de asistencia de empleados basada en el reconocimiento facial. Estudió la posibilidad de integrar los sistemas de fichaje por reconocimiento facial existentes en el mercado con la función de control de asistencia de su sistema de HRMS. Sin embargo, los costes eran demasiado elevados para sus clientes. BIPO tendría que ayudar a sus clientes a adquirir dispositivos y servidores locales, con un coste mínimo de 50 000 USD. 

En 2020, BIPO integró Amazon Textract en su aplicación móvil de HRMS y redujo los tiempos de envío de reclamaciones hasta en un 50 % por cada comprobante. Amazon Textract extrae y carga automáticamente el texto impreso en los comprobantes físicos utilizando las cámaras de sus dispositivos móviles. La nueva característica también minimizó las entradas de reclamaciones erróneas hasta en un 70 %. BIPO ha introducido esta característica en su propio HRMS interno y ha ahorrado a sus empleados hasta 100 horas al mes en la presentación de reclamaciones. 

A finales de 2021, BIPO utilizó Amazon Rekognition para implementar una característica de control de asistencia basada en el reconocimiento facial a un 20 % de sus costes iniciales estimados. Gracias a Amazon Rekognition, BIPO eliminó la necesidad de hardware propio y costoso y de servidores dedicados. Las empresas que cuentan con el HRMS pueden utilizar los dispositivos existentes, como los propios teléfonos móviles de los empleados o las tabletas de la empresa para controlar la asistencia, lo que reduce en un 80 % el tiempo dedicado a fichar manualmente. La herramienta de reconocimiento facial también incorpora la detección de vivacidad, que impide el control de asistencia fraudulento mediante vídeos pregrabados.

«Para ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes, debemos introducir constantemente funciones y soluciones de vanguardia. Gracias a AWS, hemos reducido a la mitad el tiempo necesario para innovar, crear e implementar estas características, de cuatro a dos meses», afirma Derick Teo, director of enterprise go-digital solutions de BIPO. 

Con los servicios de IA y ML de AWS, BIPO ha reducido satisfactoriamente las ineficiencias relacionadas con los costes y la productividad en la plataforma de HRMS. 

«Nuestros empleados generan mensualmente un gran número de reclamaciones. La tecnología OCR del sistema de HRMS de BIPO no solo les permite cargar las reclamaciones de forma precisa y puntual, sino que el ahorro de tiempo también se puede redirigir a otras tareas de mayor valor dentro de la empresa y eso ha sido realmente inestimable para nosotros», afirma Derick Teo.

De cara al futuro, BIPO ampliará a más clientes la característica de procesamiento de reclamaciones de imagen a texto y la de control de asistencia basado en el reconocimiento facial. Los clientes han acogido con satisfacción estas características, con una tasa de adopción del 20 % desde su introducción.

Además del control de asistencia, BIPO también quiere utilizar la característica de reconocimiento facial para otros usos, como el control de acceso del personal autorizado. La mayoría de los sistemas de control de acceso del mercado utilizan huellas dactilares o tarjetas de identificación como principales métodos de entrada. Sin embargo, estos métodos no son fiables porque las huellas dactilares cambian con el tiempo y los usuarios pueden extraviar fácilmente las tarjetas de identificación. Un control de acceso basado en el reconocimiento facial elimina estos problemas, al tiempo que permite accesos más fluidos y seguros.

BIPO también tiene previsto introducir estos controles de acceso basados en el reconocimiento facial en reuniones, conferencias, exposiciones y otros eventos de tamaño similar.