Что такое электронный обмен данными?
Электронный обмен данными (EDI) – это автоматизированный обмен деловыми документами между организациями. Повседневные бизнес-процессы требуют обмена документами, такими как счета-фактуры, заказы на покупку и формы отгрузки. Обычно бумажные документы или электронные письма с вложениями передаются представителям компаний, которые затем вручную обрабатывают документы и переносят полученные данные в свои корпоративные системы данных. Технология EDI автоматизирует эти рабочие процессы, так что цифровые системы могут обмениваться документами между организациями и обрабатывать их без участия человека. Организации могут подключать ИТ-системы к другим участникам своей сети B2B, чтобы сэкономить время и устранить ошибки, связанные с ручной обработкой.
Каковы преимущества электронного обмена данными?
EDI предоставляет предприятиям следующие преимущества.
Экономия времени
В среде, не использующей EDI, выставление счетов, обработка заказов на покупку и ввод данных занимают много времени. С помощью EDI можно использовать среды с низким уровнем кода, чтобы легко автоматизировать стандартные этапы обработки файлов и обмена ими, экономя время и силы.
EDI также устраняет задержки, связанные с бумажными способами связи. Система обеспечивает мгновенную доставку деловых документов и обмен ими. Мгновенная передача электронных документов обеспечивает более быстрое реагирование и ускоряет принятие решений.
Меньшее количество ошибок
Благодаря автоматической обработке EDI вы можете избежать ошибок при вводе данных вручную. EDI также может помочь в обнаружении ошибок и аномалий данных в документах. Более высокая точность документов дополнительно повышает эффективность обработки данных с помощью этого метода.
Повышение уровня безопасности
С помощью EDI вы можете лучше контролировать доступ и аутентификацию пользователей. EDI использует сочетание аутентификации и шифрования для контроля доступа к определенным файлам. Электронная система гораздо более безопасна, чем традиционные методы, основанные на использовании бумажных документов.
Расширение возможностей подключения
Вы можете использовать оптимизированные для облака сервисы передачи файлов, чтобы быстро и просто обмениваться большими наборами данных с деловыми партнерами, пользователями и поставщиками. Транзакции EDI могут легко интегрироваться в ваши бизнес-процессы и расширить возможности соединения в вашей компании.
Как работает электронный обмен данными?
Система EDI работает в основном с использованием двух методов передачи данных.
- Соединение типа «точка-точка» или прямое соединение EDI связывает две бизнес-системы с помощью безопасных протоколов.
- Метод «сеть с дополнительными возможностям» (VAN) использует стороннюю сеть, которая контролирует процесс передачи данных.
Программное обеспечение EDI обычно использует парадигму почтовых ящиков для облегчения обмена документами и пакетной обработки. Для передачи документов в системе EDI используются безопасные интернет-протоколы, такие как простой протокол доступа к объектам (SOAP), протокол безопасной передачи файлов (SFTP) и протоколы на основе HTTPS, такие как AS2. Кроме того, стандарты связи, регулируемые различными организациями, такими как Аккредитованный комитет по стандартам X12, Peppoi и Odette, обеспечивают базовый уровень управления данными и высокое качество данных при передаче в EDI.
Программное обеспечение EDI также может объединять два или более сегмента данных для улучшения контекста документа. Например, EDI может объединить элементы данных ITEMQUANTITY и ITEMDESCRIPTION в ORDERLINE для всестороннего описания товаров и количества в заказе. Комбинации данных расширяют контекст и упрощают структуру документов EDI.
На следующем рисунке показан пример использования EDI двумя организациями: поставщиком и плательщиком.
Что требуется для внедрения электронного обмена данными?
Ниже приведены три основных шага по внедрению EDI для обработки деловой документации.
Создайте инфраструктуру
Первый шаг требует, чтобы компания приобрела все аппаратные и программные компоненты EDI и установила их. Эти аспекты управляют передачей, интеграцией, переводом и отображением путей передачи документов EDI. Программное обеспечение EDI гарантирует, что любые деловые документы будут преобразованы в правильный формат. К распространенным программным компонентам относится перечисленное ниже.
- Картографическое программное обеспечение EDI, которое принимает поля в файле, такие как имена и адреса, а затем передает их в стандартизированные документы.
- Программное обеспечение для пакетного конвертирования и снятия конвертов, позволяющее отправителям и реципиентам получать, упаковывать и разворачивать транзакции.
- Программное обеспечение для маршрутизации сообщений, позволяющее отправлять уведомления, доставлять их на правильные адреса получателей и обеспечивать соответствие формата сообщения адресу назначения.
Как правило, этот шаг также включает настройку и подключение к VAN, которые обеспечивают надежные и безопасные пути передачи. Если вы хотите управлять EDI собственными силами, вы должны убедиться, что у вас есть все необходимое, то есть сетевое оборудование, хранилище и серверы.
Установите соединения
После того как вы заложите технологические основы своей системы EDI, вы должны подключиться к деловым партнерам. Поскольку вы обрабатываете документы и обмениваетесь ими с торговыми партнерами, вы должны внедрить стандарты EDI, обеспечивающие безопасное и надежное соединение.
Различные отрасли и регионы могут отдавать предпочтение отдельному стандартному формату EDI. Вы можете настроить свою систему EDI на использование тех же стандартов, что и ваши торговые партнеры, что упростит обмен документами EDI. Конфигурация также включает настройку VPN, брандмауэров или подключений AS2, необходимых для обеспечения безопасного канала передачи данных.
Соблюдайте стандарты
Ваша система EDI должна соответствовать требуемым отраслевым нормам и стандартам по защите данных. Если какие-либо используемые вами стандарты обновляются, вы должны настроить систему для обеспечения соответствия требованиям. Кроме того, если ваши торговые партнеры решат изменить стандарты, которым они следуют, вы должны знать об их новых спецификациях и быть в состоянии адаптироваться к ним.
Каковы проблемы решений для электронного обмена данными?
Компании, желающие внедрить решение EDI, могут столкнуться со следующими распространенными проблемами.
Стоимость внедрения
Использование EDI в бизнес-процессах требует значительных первоначальных инвестиций. Вы должны инвестировать в оборудование, программное обеспечение и системы, соответствующие нормативным стандартам. Если вы пользуетесь услугами стороннего поставщика сети EDI, вам также необходимо оплатить эти услуги. Чтобы обеспечить успешную интеграцию EDI, вы должны обучить свой персонал процессам, подходам, стандартам и программному обеспечению EDI. Непрерывное обучение также связано с затратами и требует от предприятий создания доступных учебных ресурсов.
Сопоставление документов
Еще одна проблема заключается в эффективном сопоставлении формата EDI с существующими документами. Если в настоящее время вы используете несколько систем, вам необходимо тщательно протестировать сопоставление данных, чтобы обеспечить точность. Этот процесс может занять много времени и быть сложным, если у вас нет опыта для его контроля.
Проблемы масштабирования
После того как ваши решения EDI будут запущены и начнут работать, вам может быть сложно масштабировать систему для всех логистических партнеров и поставщиков. Например, заказы на покупку могут иметь разные бизнес-правила, элементы данных и поля документов в зависимости от торгового партнера. Для масштабирования системы EDI необходимо адаптироваться к различным уровням подготовки этой системы у разных поставщиков.
Постоянный мониторинг
Неточная, неполная или противоречивая информация мешает решениям EDI. Необходимо постоянно контролировать системы EDI и действующие стандарты безопасности, чтобы предотвратить возможные сбои, снижение качества данных или несоответствие требованиям. Для устранения возникающих проблем с соблюдением требований необходимо выделять ресурсы на регулярные аудиты, оценки безопасности и эффективности.
Как AWS может удовлетворить ваши требования к электронному обмену данными?
Amazon Web Services (AWS) предлагает Семейство для пересылки файлов AWS, которое можно использовать для удобного обмена данными и управления ими с помощью безопасной, простой и масштабируемой передачи файлов. С помощью Семейства для пересылки файлов можно:
- управлять передачей файлов и модернизировать рабочие процессы передачи за несколько часов;
- хранить информацию в Эластичной файловой системе Amazon (Amazon EFS) или Простом сервисе хранения данных Amazon (Amazon S3) и запускать автоматизированные задачи, управляемые событиями, с помощью сервиса с низким уровнем кода;
- соблюдать требования безопасности с помощью шифрования данных, VPC, адресов FIPS и PGP;
- поддерживать работу для тысяч параллельных пользователей и быстро масштабировать передачу файлов между компаниями (B2B).
С помощью Семейства для пересылки файлов можно превратить свою систему EDI в мощный и современный рабочий процесс передачи файлов.
Создайте аккаунт уже сегодня и начните электронный обмен данными на AWS.
AWS: дальнейшие шаги
Получите мгновенный доступ к уровню бесплатного пользования AWS.
