การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange: EDI) เป็นการแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจอัตโนมัติระหว่างองค์กร เวิร์กโฟลว์ธุรกิจประจำวันต้องมีการแลกเปลี่ยนเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้ คำสั่งซื้อ และแบบฟอร์มการจัดส่ง ตามธรรมเนียมแล้ว เอกสารที่ใช้กระดาษหรืออีเมลที่มีไฟล์แนบจะได้รับการแบ่งปันระหว่างตัวแทนของบริษัท ซึ่งจากนั้นจะทำการประมวลผลและกรอกข้อมูลเอกสารในระบบข้อมูลองค์กรด้วยตนเอง เทคโนโลยี EDI ทำให้เวิร์กโฟลว์เหล่านี้เป็นอัตโนมัติเพื่อให้ระบบดิจิทัลสามารถแบ่งปันและประมวลผลเอกสารข้ามขอบเขตขององค์กรได้โดยไม่ต้องมีส่วนร่วมของมนุษย์ องค์กรต่าง ๆ สามารถเชื่อมต่อระบบไอทีกับผู้อื่นในเครือข่าย B2B เพื่อประหยัดเวลาและกำจัดข้อผิดพลาดจากการประมวลผลด้วยตนเอง
ประโยชน์ของการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
EDI ให้ประโยชน์ต่อไปนี้แก่ธุรกิจ
ประหยัดเวลา
การออกใบแจ้งหนี้ การประมวลผลคำสั่งซื้อ และการป้อนข้อมูลนั้นใช้เวลานานในสภาพแวดล้อมที่ไม่ใช่ EDI ด้วย EDI คุณสามารถใช้สภาพแวดล้อมที่มีปริมาณโค้ดน้อยเพื่อทำตามขั้นตอนการประมวลผลและแชร์ไฟล์ทั่วไปโดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย ประหยัดเวลาและความพยายาม
EDI ยังช่วยขจัดความล่าช้าที่เกี่ยวข้องกับวิธีการสื่อสารที่ใช้กระดาษ ให้บริการจัดส่งและแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจทันที การส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันทีช่วยให้เวลาตอบสนองเร็วขึ้นและการตัดสินใจได้เร็วขึ้น
ลดข้อผิดพลาด
เนื่องจากการประมวลผลอัตโนมัติของ EDI คุณจะสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง EDI ยังสามารถช่วยในการตรวจจับข้อผิดพลาดและความผิดปกติของข้อมูลในเอกสาร อัตราความแม่นยำที่สูงขึ้นในเอกสารช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประมวลผลข้อมูลด้วยวิธีนี้
เพิ่มความปลอดภัย
ด้วย EDI คุณจะสามารถควบคุมการเข้าถึงและการตรวจสอบสิทธิ์ของผู้ใช้ได้ดีขึ้น EDI ใช้การรวมกันของการรับรองความถูกต้องและการเข้ารหัสเพื่อควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์บางไฟล์ได้ ระบบอิเล็กทรอนิกส์มีความปลอดภัยกว่าวิธีการใช้กระดาษใบแรกแบบดั้งเดิม
ปรับปรุงการเชื่อมต่อ
คุณสามารถใช้บริการถ่ายโอนไฟล์แบบ Cloud-Native เพื่อแบ่งปันชุดข้อมูลขนาดใหญ่กับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจ ผู้ใช้ และผู้ขายได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ธุรกรรม EDI สามารถผสานรวมเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้อย่างง่ายดายและเพิ่มการเชื่อมต่อในบริษัทของคุณ
การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ทำงานอย่างไร
EDI ทำงานเป็นหลักโดยใช้ส่งสัญญาณสองรูปแบบ:
- การเชื่อมต่อ EDI แบบจุดต่อจุดหรือโดยตรงเชื่อมต่อระบบธุรกิจสองระบบด้วยโปรโตคอลที่ปลอดภัย
- วิธีการเครือข่ายมูลค่าเพิ่ม (VAN) ใช้เครือข่ายบุคคลที่สามที่ดูแลกระบวนการส่งข้อมูล
ซอฟต์แวร์ EDI มักใช้กระบวนทัศน์กล่องจดหมายเพื่ออำนวยความสะดวกในการแลกเปลี่ยนเอกสารและการประมวลผลเป็นชุด โปรโตคอลอินเทอร์เน็ตที่ปลอดภัย เช่น Simple Object Access Protocol (SOAP), Secure File Transfer Protocol (SFTP) และโปรโตคอลที่ใช้ HTTPS เช่น AS2 จะใช้ในการส่งเอกสาร EDI นอกจากนี้ มาตรฐานการสื่อสารที่ควบคุมโดยองค์กรต่าง ๆ เช่น Accredited Standards Committee X12, Peppoi และ ODETTE ช่วยให้มั่นใจได้ถึงระดับพื้นฐานของการกำกับดูแลข้อมูลและช่วยให้มีคุณภาพของข้อมูลสูงในการทำธุรกรรม EDI
ซอฟต์แวร์ EDI ยังสามารถรวมกลุ่มข้อมูลสองส่วนขึ้นไปเพื่อให้บริบทที่มากขึ้นในเอกสาร ตัวอย่างเช่น EDI สามารถรวมองค์ประกอบข้อมูล ITEMQUANTITY และ ITEMDESCRIPTION เข้ากับ ORDERLINE เพื่ออธิบายรายการและปริมาณในคำสั่งซื้ออย่างครอบคลุม การรวมข้อมูลให้บริบทที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นและปรับปรุงโครงสร้างของเอกสาร EDI
ภาพต่อไปนี้แสดงตัวอย่างของ EDI ระหว่างสององค์กร: ผู้ให้บริการและผู้ชำระเงิน
การใช้การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้องใช้อะไร
รายการต่อไปนี้เป็นสามขั้นตอนหลักในการใช้ EDI สำหรับการประมวลผลเอกสารทางธุรกิจ
สร้างโครงสร้างพื้นฐาน
ขั้นตอนแรกต้องให้ธุรกิจซื้อและตั้งค่าส่วนประกอบฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ EDI ใด ๆ แง่มุมเหล่านี้จัดการการส่งข้อมูล การผสานรวม การแปล และการทำแผนที่เส้นทางสำหรับเอกสาร EDI ซอฟต์แวร์ EDI ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารทางธุรกิจใด ๆ จะถูกแปลงเป็นรูปแบบที่ถูกต้อง ส่วนประกอบซอฟต์แวร์ทั่วไป ได้แก่:
- ซอฟต์แวร์การแมป EDI ที่ใช้ฟิลด์ในไฟล์ เช่น ชื่อและที่อยู่ จากนั้นถ่ายโอนไปยังเอกสารมาตรฐาน
- ซอฟต์แวร์การห่อหุ้มและถอดห่อหุ้มเป็นชุดเพื่อให้ผู้ส่งและผู้รับสามารถรับ ห่อ และคลายห่อธุรกรรม
- ซอฟต์แวร์กำหนดเส้นทางข้อความเพื่อส่งข้อความ ส่งไปยังที่อยู่ผู้รับที่ถูกต้อง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความนั้นมีรูปแบบที่เข้ากันได้สำหรับที่อยู่ปลายทาง
โดยทั่วไป ขั้นตอนนี้ยังเกี่ยวข้องกับการตั้งค่าและเชื่อมต่อกับ VAN ซึ่งให้เส้นทางการถ่ายโอนที่เชื่อถือได้และปลอดภัย หากคุณต้องการจัดการ EDI ภายใน คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีฮาร์ดแวร์ที่จำเป็น เช่น อุปกรณ์เครือข่าย ที่เก็บข้อมูล และเซิร์ฟเวอร์
สร้างการเชื่อมต่อ
หลังจากที่คุณวางรากฐานทางเทคโนโลยีสำหรับระบบ EDI ของคุณแล้ว คุณต้องเชื่อมต่อกับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจ เนื่องจากคุณกำลังประมวลผลและแลกเปลี่ยนเอกสารกับพาร์ทเนอร์ทางการค้าเหล่านี้ คุณต้องใช้มาตรฐาน EDI ที่อำนวยความสะดวกในการเชื่อมต่อที่ปลอดภัย
อุตสาหกรรมและภูมิภาคที่แตกต่างกันแต่ละแห่งสามารถเลือกรูปแบบมาตรฐาน EDI ที่แตกต่างกัน คุณสามารถกำหนดค่าระบบ EDI ของคุณให้ใช้มาตรฐานเดียวกับพาร์ทเนอร์ของคุณ เพื่ออำนวยความสะดวกในการแลกเปลี่ยนเอกสาร EDI การกำหนดค่ายังรวมถึงการตั้งค่าการเชื่อมต่อ VPN ไฟร์วอลล์ หรือการเชื่อมต่อ AS2 ที่คุณต้องการเพื่อให้แน่ใจถึงเส้นทางการถ่ายโอนข้อมูลที่ปลอดภัย
ปฏิบัติตามมาตรฐาน
ระบบ EDI ของคุณต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบและมาตรฐานการคุ้มครองข้อมูลที่จำเป็นในอุตสาหกรรมของคุณ หากมาตรฐานใด ๆ ที่คุณใช้มีการอัปเดต คุณต้องปรับระบบของคุณเพื่อรักษาความสอดคล้องกัน ในทางเดียวกัน หากพาร์ทเนอร์ทางการค้าของคุณตัดสินใจที่จะเปลี่ยนมาตรฐานที่พวกเขาปฏิบัติตาม คุณควรตระหนักถึงข้อกำหนดใหม่ของพวกเขาและสามารถรองรับข้อกำหนดเหล่านั้นได้
อะไรคือความท้าทายของโซลูชันแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
ธุรกิจที่ต้องการใช้โซลูชัน EDI อาจประสบกับความท้าทายทั่วไปดังต่อไปนี้
ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ
การใช้ EDI ในกระบวนการทางธุรกิจของคุณต้องใช้การลงทุนเริ่มต้นอย่างมาก คุณต้องลงทุนในฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และระบบที่ปฏิบัติตามมาตรฐานการกำกับดูแล หากคุณใช้ผู้ให้บริการเครือข่าย EDI บุคคลที่สาม คุณต้องชำระค่าบริการเหล่านั้นด้วย เพื่อให้มั่นใจถึงความสำเร็จในการผสานรวม EDI คุณต้องฝึกอบรมพนักงานของคุณเกี่ยวกับกระบวนการ แนวทาง มาตรฐาน และซอฟต์แวร์ EDI การฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องยังมีความเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายและกำหนดให้ธุรกิจสร้างทรัพยากรการฝึกอบรมที่เข้าถึงได้
การแมปเอกสาร
ความท้าทายอีกประการหนึ่ง คือการแมปรูปแบบ EDI กับเอกสารที่มีอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากคุณใช้ระบบหลายระบบ คุณต้องทดสอบการแมปข้อมูลอย่างกว้างขวางเพื่อให้แน่ใจว่ามีความถูกต้อง กระบวนการนี้อาจใช้เวลานานและซับซ้อน หากคุณไม่มีความเชี่ยวชาญในการกำกับดูแล
ความท้าทายในการปรับขนาด
หลังจากโซลูชัน EDI ของคุณพร้อมใช้งานแล้ว คุณอาจพบว่าการปรับขนาดระบบของคุณให้ทั่วทั้งพาร์ทเนอร์ทางโลจิสติกส์และผู้ขายทั้งหมดเป็นเรื่องยาก ตัวอย่างเช่น คำสั่งซื้ออาจมีกฎทางธุรกิจ องค์ประกอบข้อมูล และฟิลด์เอกสารที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับพาร์ทเนอร์ทางการค้าของคุณ ในการปรับขนาดระบบ EDI ของคุณ คุณต้องปรับให้เข้ากับระดับความพร้อม EDI ที่แตกต่างกันในผู้ขายที่แตกต่างกัน
การตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง
ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ไม่สมบูรณ์ หรือไม่สอดคล้องกันจะขัดขวางโซลูชัน EDI คุณต้องตรวจสอบระบบ EDI และมาตรฐานความปลอดภัยปัจจุบันอย่างต่อเนื่องเพื่อป้องกันการหยุดชะงักที่อาจเกิดขึ้น การลดคุณภาพของข้อมูล หรือสถานการณ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด เพื่อบรรเทาปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เกิดขึ้นใหม่ คุณต้องจัดสรรทรัพยากรสำหรับการตรวจสอบ การประเมินความปลอดภัย และการตรวจสอบประสิทธิภาพ
AWS สามารถรองรับข้อกำหนดการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ของคุณได้อย่างไร
Amazon Web Services (AWS) นำเสนอ กลุ่มผลิตภัณฑ์สำหรับการถ่ายโอนข้อมูลของ AWS ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อแชร์และจัดการข้อมูลได้อย่างง่ายดายด้วยการถ่ายโอนไฟล์ที่ปลอดภัย เรียบง่าย และปรับขนาดได้ ด้วย Transfer Family คุณสามารถ:
- จัดการการถ่ายโอนไฟล์และปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การถ่ายโอนของคุณให้ทันสมัยในเวลาหลายชั่วโมง
- จัดเก็บข้อมูลใน Amazon Elastic File System (Amazon EFS) หรือ Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) และเรียกใช้งานอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วยเหตุการณ์ด้วยบริการโค้ดต่ำ
- ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยด้วยการเข้ารหัสข้อมูล VPC ตำแหน่งข้อมูล FIPS และ PGP
- รองรับผู้ใช้งานพร้อมกันนับพันรายเพื่อปรับขนาดการถ่ายโอนไฟล์ระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) ให้คุณได้อย่างรวดเร็ว
คุณสามารถใช้ Transfer Family เพื่อเปลี่ยนระบบเอกสาร EDI ของคุณให้เป็นเวิร์กโฟลว์การถ่ายโอนไฟล์ที่ทรงพลังและทันสมัย
เริ่มต้นด้วยการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์บน AWS โดยการสร้างบัญชีได้เลยวันนี้
ขั้นตอนถัดไปบน AWS
