Chuyển đổi kỹ thuật số là gì?

Số hóa là quá trình chuyển đổi các khía cạnh vật lý của quy trình kinh doanh và luồng công việc sang các khía cạnh kỹ thuật số. Việc thể hiện các yếu tố phi kỹ thuật số hoặc yếu tố vật lý dưới định dạng kỹ thuật số có nghĩa là hệ thống máy tính có thể sử dụng thông tin này.

Ví dụ: các biểu mẫu bằng giấy mà khách hàng điền vào sẽ được chuyển đổi sang các biểu mẫu kỹ thuật số được điền trực tuyến. Sau đó, có thể sử dụng dữ liệu kỹ thuật số này để phân tích và triển khai nghiệp vụ thông minh. Trong doanh nghiệp, các sáng kiến số hóa có thể bao gồm những dự án như:

• Hiện đại hóa các hệ thống cũ
• Tự động hóa các quy trình dựa trên giấy tờ hoặc quy trình thủ công hiện có
• Chuyển hệ thống lên trực tuyến 

Tuy nhiên, chỉ riêng mỗi quá trình số hóa thì chưa phải là chuyển đổi. Số hóa là bước quan trọng đầu tiên trong hành trình chuyển đổi kỹ thuật số. Chuyển đổi kỹ thuật số có phạm vi rộng lớn hơn nhiều, tạo sự thay đổi văn hóa dễ nhận thấy nhất trong tổ chức. 

Có bốn loại chuyển đổi kỹ thuật số chính mà mọi tổ chức đều có thể áp dụng:

• Quy trình kinh doanh
• Mô hình kinh doanh
• Lĩnh vực kinh doanh
• Tổ chức hoặc văn hóa

Hãy cùng chúng tôi khám phá sâu hơn về những loại hình này cùng một số ví dụ về chuyển đổi kỹ thuật số.

Quy trình kinh doanh

Chuyển đổi quy trình xem xét các cách thức sáng tạo nhằm cải thiện luồng công việc hiện có trong nội bộ và bên ngoài. Công nghệ mới thường thay đổi và cải thiện các quy trình một cách triệt để nhằm thu về kết quả kinh doanh tốt hơn.

Ví dụ: Origin Energy Ltd (Origin) là một trong những công ty năng lượng tích hợp hàng đầu tại Úc. Origin đã hỗ trợ khách hàng tự phục vụ trong khâu quản lý tiện ích và hóa đơn năng lượng bằng cách chuyển sang các dịch vụ của AWS. Công ty này đã chuyển đổi toàn diện các quy trình kỹ thuật số cho khách hàng của họ sử dụng với những lợi ích sau:

• Tài nguyên điện toán đám mây để giải quyết nhu cầu đỉnh điểm
• Giảm 30% thời gian xử lý hóa đơn
• Dung lượng lưu trữ đám mây hiệu suất cao để giải quyết nhiều hoạt động tương tác với khách hàng qua trang web và ứng dụng 

Những nỗ lực chuyển đổi kỹ thuật số này đã giúp giảm chi phí vận hành và khối lượng công việc của tổng đài, đồng thời cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng.

Mô hình kinh doanh

Chuyển đổi mô hình xem xét việc đổi mới mô hình kinh doanh hiện có bằng công nghệ tiên tiến. Mục tiêu là cung cấp các dịch vụ kinh doanh cốt lõi bằng những cách thức mới hoặc thông qua các kênh khác nhau nhằm thúc đẩy tăng trưởng doanh thu và tiếp cận khách hàng.

Ví dụ: Tourism Union International (TUI) là một trong những công ty lữ hành và du lịch lớn nhất thế giới. TUI sở hữu và điều hành nhiều đại lý lữ hành, khách sạn, hãng hàng không, tàu du lịch và cửa hàng bán lẻ. Trong thời gian đại dịch hoành hành, TUI đã phải tự đổi mới để đương đầu với hàng loạt yêu cầu hủy và thích ứng với bối cảnh ngành lữ hành thay đổi. Công ty này đã tạo ra những mô hình kinh doanh mới, tập trung vào việc đưa du khách bị mắc kẹt trở về quê hương, đồng thời cắt giảm 70% chi phí vận hành CNTT nội bộ.

Lĩnh vực kinh doanh

Có thể tiến hành chuyển đổi lĩnh vực khi doanh nghiệp nắm bắt thành công một phân khúc hoặc lĩnh vực mới trên thị trường. Bạn có thể thực hiện được điều này bằng cách tập trung vào những dự án chuyển đổi kỹ thuật số có khả năng mở rộng dịch vụ thay vì chỉ cải thiện các dịch vụ hiện có.

Ví dụ: Amazon ban đầu là một nền tảng thương mại điện tử bán lẻ. Sau đó, chúng tôi đã bổ sung nền tảng phát trực tiếp của mình, Amazon Prime, cũng như dấn thân vào ngành dịch vụ đám mây. Ngày nay, Amazon Web Services (AWS) là dịch vụ điện toán đám mây và cơ sở hạ tầng lớn nhất trên thế giới. Chúng tôi đã áp dụng chuyển đổi kinh doanh để tạo nên vị thế cho chính mình trong hai lĩnh vực hoàn toàn mới.

Tổ chức

Chuyển đổi tổ chức xem xét việc đổi mới hoàn toàn tổ chức hoặc văn hóa nội bộ để tập trung vào việc cung cấp giá trị cao nhất đến cho khách hàng. Đây chính là cách tốt nhất để vươn lên dẫn đầu trong môi trường cạnh tranh và đáp ứng mục tiêu kinh doanh nhanh chóng hơn. 

Ví dụ: Thomson Reuters là nhà cung cấp dịch vụ thông tin kinh doanh hàng đầu. Công ty này đã quyết định tách dữ liệu tài chính và kinh doanh thương mại thành một thực thể riêng tên là Refinitiv. Trong quá trình này, công ty đã di chuyển hàng trăm ứng dụng cho khách hàng sử dụng sang Đám mây điện toán linh hoạt của Amazon (Amazon EC2), cải tiến toàn diện các hệ thống cũ. Bằng cách thay đổi phương pháp làm việc của các đội ngũ CNTT nội bộ, công ty này đã đạt được mục tiêu với khung thời gian ngắn hơn.

Chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số là một kế hoạch triển khai chuyển đổi kỹ thuật số ngắn hạn và dài hạn chi tiết trong bất cứ tổ chức nào. Chiến lược này tính đến các thành phần sau:

• Các lãnh đạo khởi xướng và thúc đẩy chuyển đổi
• Đầu tư và lập kế hoạch tài chính
• Các chỉ số đo lường hiệu suất công việc chính (KPI) để tính toán tỷ suất hoàn vốn (ROI)
• Các công cụ và quy trình hỗ trợ chuyển đổi
• Các tài nguyên bên ngoài và chuyên gia của bên thứ ba
• Tác động của quá trình chuyển đổi đối với khách hàng và nhân viên

Dưới đây, chúng tôi đề ra bốn bước để phát triển thành công chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số.

Điều chỉnh quá trình chuyển đổi kỹ thuật số phù hợp theo mục tiêu kinh doanh của bạn

Việc lên kế hoạch cho dự án chuyển đổi kỹ thuật số nên xoay quanh các kế hoạch tổng thể của tổ chức bạn chứ không phải tập trung vào một công nghệ cụ thể. Các lĩnh vực tập trung chính của bạn cũng sẽ giúp xác định KPI, duy trì khả năng đo lường chuyển đổi và tăng hiệu quả đầu tư.

Phát triển bằng chứng về khái niệm

Sáng kiến khởi đầu hoàn hảo nhất có thể cho thấy kết quả đo lường được trong vòng sáu tháng. Tốt hơn nên phát triển các chiến lược ban đầu thể hiện được ROI và thuyết phục được lãnh đạo. Sau đó, bạn có thể dần chỉnh sửa và thay đổi quy mô của nguyên mẫu ở giai đoạn đầu này trên toàn tổ chức.

Vạch ra quá trình triển khai công nghệ

Chuyển đổi kỹ thuật số bao gồm một số công cụ mà bạn có thể sử dụng để mang đến thay đổi cho tổ chức của mình. Sau đây là một số công nghệ đó:

• Công nghệ di động, chẳng hạn như các ứng dụng cho khách hàng sử dụng và ứng dụng nội bộ giúp cải thiện năng suất

• Internet vạn vật, chẳng hạn như các cảm biến thông minh và thiết bị thông minh giúp tự động kết nối với mạng Internet và thu thập dữ liệu
• Công nghệ đám mây, đặc biệt là dung lượng lưu trữ đám mây và điện toán đám mây
• Trí tuệ nhân tạo và máy học hỗ trợ phân tích dữ liệu và ra quyết định
• Khoa học robot hỗ trợ hiệu quả hoạt động
• Thực tế ảo tăng cường và thực tế ảo hỗ trợ tương tác chân thực với khách hàng

Việc áp dụng các công nghệ này có thể tạo ra sự thay đổi lớn trong cách nhân viên làm việc và cách khách hàng tương tác với tổ chức của bạn. Có thể bạn cũng sẽ cần các đối tác và chuyên gia bên ngoài hỗ trợ đào tạo đội ngũ của mình và cải thiện khả năng của tổ chức. Bạn sẽ cần vạch ra quá trình này một cách cẩn thận như một phần trong chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số của mình.

Thu thập phản hồi và tinh chỉnh chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số

Việc đưa vòng lặp phản hồi vững chắc vào trong bản kế hoạch dự án chuyển đổi kỹ thuật số đóng vai trò rất quan trọng. Bằng cách thu thập phản hồi thường xuyên từ các bên liên quan, bạn có thể đảm bảo rằng mọi người sẽ học hỏi từ kinh nghiệm và phát triển một cách linh hoạt. Chuyển đổi kỹ thuật số là một hành trình, do đó việc đưa các điểm kiểm tra vào khung thời gian sẽ cho phép bạn linh hoạt chỉnh sửa khi cần.

Nghiên cứu điển hình về chuyển đổi kỹ thuật số

Đại học Saint Louis (SLU) bắt đầu chuyến hành trình kỹ thuật số với nỗ lực cải thiện năng suất của sinh viên và tương tác trong học khu, cũng chính là mục tiêu kinh doanh cốt lõi của họ.

1. Sau khi xem xét quy trình tương tác với sinh viên, các nhà lãnh đạo chuyển đổi nhận thấy rằng sinh viên muốn nhận được phản hồi nhanh hơn cho các câu hỏi về việc học tập tại SLU.
2. Họ đã quyết định xây dựng nguyên mẫu các thiết bị Amazon Echo bằng cách đưa 2.300 thiết bị vào trong hội trường ký túc xá, hay chỗ ở trong học khu. Sinh viên có thể đưa ra câu hỏi về SLU cho thiết bị này và sẽ nhận được phản hồi.
3. Trong thời gian dùng thử, thiết bị này có rất nhiều công dụng và quá trình phân tích tương tác của sinh viên cho biết rằng họ đã dùng thiết bị để thiết lập thông báo nhắc nhở và để hỏi các câu hỏi kiến thức chung.
4. SLU cộng tác với AWS Professional Services nhằm mở rộng hơn nữa quy mô của ý tưởng chuyển đổi kỹ thuật số này. Trường đã sử dụng thông tin mà các nhà lãnh đạo thu được từ những lần dùng thử trước đó để xây dựng một nền tảng chatbot thông minh có quy mô toàn diện. Sinh viên giờ đây có thể tương tác với chatbot thông qua trang web của SLU, tin nhắn văn bản hoặc Amazon Echo và vẫn nhận được phản hồi nhất quán.

SLU đã quyết định chuyển đổi hơn nữa. Giai đoạn tiếp theo của dự án chuyển đổi kỹ thuật số là tùy chỉnh chatbot, giúp sinh viên có thể hỏi những câu cá nhân như “Ngày nào tôi thi môn lịch sử?”, hoặc nhân viên có thể hỏi “Tôi còn bao nhiêu ngày phép?”

AWS Professional Services là một đội ngũ gồm các chuyên gia trên toàn cầu, có thể hỗ trợ bạn hiện thực hóa hành trình chuyển đổi kỹ thuật số khi sử dụng Đám mây AWS. Chúng tôi phối hợp với đội ngũ của bạn và thành viên bạn chọn từ Mạng lưới đối tác AWS (APN) để thực hiện các sáng kiến điện toán đám mây của doanh nghiệp bạn.

AWS Professional Services cung cấp một loạt các hoạt động, tài liệu và phương pháp tốt nhất cho mọi bước đi trong hành trình chuyển đổi kỹ thuật số áp dụng đám mây của bạn. Chưa hết, các phương pháp chuyên môn của chúng tôi cung cấp hướng dẫn hướng đến mục tiêu thông qua các khung, công cụ, dịch vụ và phương pháp tốt nhất nhằm hỗ trợ các dự án chuyển đổi kỹ thuật số liên quan đến Đám mây AWS.

AWS Professional Services đã tạo ra Khung tiếp nhận đám mây AWS để hỗ trợ các tổ chức phát triển và triển khai kế hoạch dành cho hành trình áp dụng đám mây được hiệu quả và có hiệu suất cao. Hướng dẫn và biện pháp thực hành tốt nhất được khung này đưa ra sẽ giúp bạn xây dựng một phương pháp tiếp cận toàn diện với điện toán đám mây trong toàn tổ chức và trong suốt vòng đời của hệ thống CNTT.

Bắt đầu chuyển đổi kỹ thuật số bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra chuyển đổi kỹ thuật số của AWS và công cụ sẵn sàng áp dụng đám mây. Tạo một tài khoản AWS để bắt đầu hành trình chuyển đổi kỹ thuật số của bạn ngay hôm nay.