過去の資料を用いて業務の引き継ぎをサポートする
自治体における引き継ぎの課題
自治体で業務を行っている職員様において、3年など一定期間を経過した後の異動を経験する方は多いのではないでしょうか。
異動の際には引き継ぎが生じるかと考えますが、細かい業務や年に数回しか行われない業務に関して引き継ぎを行うことは難しく、後々「どのように対応すれば良いのか?」という疑問が生まれることもあるかもしれません。
また、今後人口減少に伴なって職員数も減少することが考えられ、よりスムーズかつ人を介さずに自分の業務について調べられる環境が必要となることが考えられます。
庁内情報収集の効率化の必要性
こうした業務をスムーズに理解するためには庁内の資料から必要な情報を調べることが重要になると考えますが、膨大な庁内の資料から該当する箇所を検索することは困難です。そこで、庁内情報を横断的に収集し検索できる環境を用意することによって、自身の業務に関する情報をすぐに調べることができるようになるかと考えます。
引き継ぎをサポートするチャットボット
そこで、既存のファイルサーバやグループウェアの情報を収集し、職員の方からの質問に応じて自動で検索、最適な回答を生成するチャットボットの構成を考えました。
これを利用することによって引き継ぎから漏れていた作業について気軽に検索し、職員の方の業務をサポートすることができるようになります。
例:
職員: XX の申請には何が必要?
チャットボット: △△の資料に必要事項を記入し、◯◯ 課長の承認が必要です。
また、チャットボットからの回答には回答に使用したエビデンスとなる庁内資料のリンクを追記することも可能になります。
これによって、より詳細な情報が必要なときも資料を読むことで情報を得ることができるようになります。
構成のポイント
生成 AI 単独では難しい自治体独自の情報について回答できるようにするため、庁内資料を収集して検索可能とするサービス(Amazon Kendra)を追加しました。また、庁内資料を基にすることによって生成 AI の回答精度も向上します。
まとめ
庁内資料を横断的に検索することで引き継ぎしきれなかった業務等をサポートするチャットボットについて紹介しました。
今後の展望としては生成 AI が資料を読み込むことで業務のスケジュールを把握し、リマインドメールを送ってくれるような機能を追加することもできるかもしれません。
本記事の執筆者
![](https://d1.awsstatic.com/local/pubsec/others/%e5%85%ac%e5%85%b1%e7%94%9f%e6%88%90%e7%b3%bbai/Masahiro_Tabuki.a35acd445daca8b022e0891fdf706e196b7fc7ff.jpeg)
椨木 正博
パブリックセクター技術統括本部
ソリューションアーキテクト
![](https://d1.awsstatic.com/local/pubsec/others/%e5%85%ac%e5%85%b1%e7%94%9f%e6%88%90%e7%b3%bbai/Aug14_%e7%94%9f%e6%88%90%e7%b3%bbAI%e6%b4%bb%e7%94%a8%e3%83%a6%e3%83%bc%e3%82%b9%e3%82%b1%e3%83%bc%e3%82%b9%e9%9b%86.4aba113c763eeb411138dc64e945d5c7f0447d75.jpg)
公共機関における 生成 AI 活用例集
本ページにある AWS の公共機関担当の現役エンジニアが考える 生成 AI のユースケースを一冊の eBook にまとめまとめました。
「生成 AI とは」といった基本的なお話から「AWSの生成 AI サービスの特徴」や「学習リソースの紹介」など、これから生成 AI の活用を検討されているみなさまに有益な情報をまとめてあります。
是非ご活用ください!
ご相談・お問い合わせ
皆様が抱えていらっしゃるお困りごとの多くをクラウドはサポートできると、私たちは信じています。
クラウドで何がしたいか、具体的に定まっていなくても結構です。
公共機関の事情をよく把握したAWS の担当者が、クラウドでできること~AWS の費用面、技術面など
専門的な話まで、トータルにご相談を承ります。
![](https://d1.awsstatic.com/local/pubsec/others/industry-site-common/common_8.51d63d2cca42451015236ecdf17b6d656b67dfcf.png)
その他のおすすめ活用例
![](https://d1.awsstatic.com/local/pubsec/others/Screenshot%202023-07-20%20at%2010.52.47.7d5eb2802987c184a71ccc79a2fc8d1812f69e0c.png)
内部資料を効率的に検索できる Chatbot を作成する
自治体が保有するドキュメントを生成系 AI に学習させ、検索サービスと組み合わせることで必要な情報を効率的に検索できる仕組みを作ります
![](https://d1.awsstatic.com/local/pubsec/others/Screenshot%202023-07-20%20at%2010.52.47.7d5eb2802987c184a71ccc79a2fc8d1812f69e0c.png)
xxx
xxx