“Because We Had No Choice”: MPAC Achieved Over 75% Savings

At this year’s AWS re:Invent, our annual user conference, we featured various customers to speak to the public sector audience in attendance. The morning was kicked off by Teresa Carlson, who you heard from in our first blog, and then three of our customers took to the stage to address their challenges, and how they used AWS to help achieve their mission.

Have you ever felt like you have been given an impossible challenge?

Nicole McNeill, CFO and VP of Corporate Services for the Municipal Property Assessment Corporation (MPAC) was tasked to cut the business cycle in half with no budget dollars allocated and no history or proven techniques to pull from. She and her team did it, because they had no choice. In order to survive, they needed to evolve.

The Municipal Property Assessment Corporation (MPAC) is an independent, not-for-profit corporation funded by all Ontario municipalities. Their role is to accurately value and classify all properties in Ontario according to the Assessment Act and regulations established by the Ontario Government. They are the largest assessment jurisdiction in North America, assessing and classifying more than five million properties with an estimated total value of $2.2 trillion.

Back in 2013, they launched a new strategic plan with bold goals to do more with less, and drive efficiency and effectiveness for the citizens they serve. Their goals were built around trying to save $20 million and provide better public services. And they had just four years to do it.

Getting started

Their IT landscape consisted of a staff of 160 people with a $30 million budget. They were paralyzed at times with the “lights on” and “care-and-feeding” of existing infrastructure.  Only five percent of their resources and time were spent on innovation, and 95% was focused on run and build. There was a fear of failure and desire for certainty that drove an anti-culture for change. The systems either worked or predictably didn’t work, and the existing IT systems worked around it. The greatest challenges and greatest opportunities were often left unsolved.

Innovation and evolution through cloud became more obvious and necessary for their own survival. This prompted their first experiment.

To improve their customer-facing portal for over five million property owners in Ontario, a handful of IT staff set up an AWS account using a purchasing card at an average of $50 to $100 per month.  They believed they could do it faster and better than they ever had before.

They turned to AWS and built an architecture that was open source, cloud, and secure.

And the results?

Within only three months, they had achieved over 75% savings, they had over 200 user accounts, two million inquiries, and a privacy-by-design framework. Based on that success, they made an executive-level commitment to the cloud. They started on the journey to 100% cloud, zero-owned infrastructure, on-demand, and aimed to dramatically lower IT costs.

The journey continues

With the first success under their belt, the next challenge was to cut the business cycle in half. At the time, their data was decentralized with multiple evaluation platforms causing painful system performance at times. It took 40 hours to value 80,000 properties, whereas, they needed to value all five million properties in four hours.

Therefore, they worked toward what they called the “one version of the truth.”

In order to get to this one version of the truth, MPAC wanted to re-architect their platforms. With any experiment, they faced a few challenges but found solutions to overcome them.

• Challenge: One data warehouse for data integrity and to enhance speed—Solution: Amazon RedShift.
• Challenge: One service-enabled evaluation engine—Solution: Open source components running on Amazon EC2.
• Challenge: Meet privacy statutes—Solution: AWS approved by legal counsel and internal privacy commissioner.
• Challenge: Monitor speed and performance—Solution: AWS CloudWatch, Elastic Load Balancing, and Auto Scaling.

The moral of the story

MPAC worked hard on their strategic journey. To overcome their challenges and achieve their mission, it was the responsibility of the leadership to encourage experimentation and embrace failure. With little budget and little time, they still demanded innovation.

This innovation led them to become a business-value IT team that worked 5000% faster at one-tenth of the cost.  They took the work out of running IT, and instead became consumers of services.

When faced with the impossible, MPAC learned three main lessons.

1. Encourage experimentation
2. Cut time
3. Cut budget

Scarcity creates demand, demand creates innovation, and with innovation you can achieve the seemingly impossible.

To learn more about MPAC, their mission, and how AWS helped them achieve it, watch this video of Nicole McNeill addressing the public sector team at AWS re:Invent.

Watch the full MPAC Case Study here.

« Parce que nous n’avions pas le choix » : la SÉFM a réalisé plus de 75 % d’économies

Cette année, à AWS re:Invent, notre conférence annuelle des utilisateurs, nous avons demandé à plusieurs clients de s’adresser aux membres du secteur public présents dans l’assemblée. La matinée a débuté avec Teresa Carlson, dont vous avez entendu parler dans notre premier blog, suivie de trois de nos clients venus parler de leurs défis, et de la manière dont ils ont utilisé AWS pour atteindre leurs objectifs.

Avez-vous déjà eu le sentiment qu’on vous confiait une mission impossible ?

Nicole McNeill, chef de la direction financière et vice-présidente des services professionnels de la Société d’évaluation foncière des municipalités (SÉFM) a été chargée de réduire le cycle d’activité de moitié sans un dollar de budget alloué ni aucun historique ou technique avérée dont elle aurait pu s’inspirer. Ensemble, avec son équipe, ils y sont parvenus, parce qu’ils n’avaient pas le choix. Pour survivre, ils devaient évoluer.

La Société d’évaluation foncière des municipalités (SÉFM) est un organisme indépendant et à but non lucratif financé par l’ensemble des municipalités de l’Ontario. Son rôle consiste à évaluer et classifier avec précision toutes les propriétés en Ontario au titre de la Loi sur l’évaluation foncière et des réglementations connexes établies par le gouvernement de la province de l’Ontario. Il s’agit de la juridiction la plus vaste d’Amérique du Nord. Elle évalue et classe plus de cinq millions de biens immobiliers, représentant une valeur totale estimée de 2 200 milliards de dollars.

En 2013, l’organisme a lancé un plan stratégique ambitieux visant à faire plus avec moins, tout en offrant efficacité et rentabilité aux citoyens servis. Concrètement, l’objectif était d’économiser 20 millions de dollars tout en offrant de meilleurs services publics. Il devait être réalisé en quatre ans.

Mise en route

L’environnement informatique se composait d’une équipe de 160 personnes avec un budget de 30 millions de dollars. Celle-ci était parfois paralysée par les frais courants et l’entretien de l’infrastructure existante.  Seulement 5 % des ressources et du temps étaient consacrés à l’innovation, contre 95 % investis dans le fonctionnement et la construction. La peur de l’échec et le besoin de certitude avaient entraîné une culture hostile au changement. Les systèmes fonctionnaient ou, de façon prévisible, ne fonctionnaient pas et les systèmes informatiques existants s’adaptaient. Les plus grands défis et opportunités étaient souvent inexploités[MC4] .

L’innovation et l’évolution via le cloud s’avéraient de plus en plus évidentes et nécessaires pour la survie de l’organisme. C’est ainsi qu’a démarré la première expérience.

Pour améliorer le portail client s’adressant à plus de cinq millions de propriétaires fonciers en Ontario, quelques membres de l’équipe informatique ont configuré un compte AWS à l’aide d’une carte d’achat à un coût moyen de 50 à 100 $ par mois.  Ils pensaient pouvoir agir plus vite et mieux que jamais.

Ils se sont adressés à AWS pour créer une architecture open source, cloud et sécurisée.

Quels ont été les résultats ?

En trois mois seulement, l’organisme a réalisé 75 % d’économies, avec plus de 200 comptes utilisateurs, deux millions de demandes, et une infrastructure respectant la vie privée dès la conception. Fort de ce succès, l’organisme a passé un accord au niveau exécutif pour utiliser le cloud. Ainsi a commencé la transition vers une infrastructure à 100 % cloud, sur demande et dont l’organisme n’était pas propriétaire, dans le but de réaliser des économies drastiques en informatique.

La transition continue

Après ce premier succès, le défi suivant consistait à réduire le cycle d’activités de moitié. À l’époque, les données de l’organisme étaient décentralisées sur plusieurs plateformes d’évaluation, ce qui entraînait parfois des performances système chaotiques. Il fallait 40 heures pour évaluer 80 000 biens fonciers, alors que les cinq millions de biens devaient être évalués en quatre heures.

L’organisme a donc élaboré ce qui a été nommé « une version de la vérité ».

À cette fin, la SÉFM souhaitait refonder l’architecture de ses plateformes. Chaque expérience représentait de nouveaux défis, mais l’organisme a trouvé des solutions pour les relever.

• Défi : un seul entrepôt de données pour préserver l’intégrité des données et pour accélérer la vitesse – Solution : Amazon RedShift.
• Défi : un moteur d’évaluation avec service activé – Solution : des composants open source s’exécutant sur Amazon EC2.
• Défi : respecter les réglementations relatives à la confidentialité – Solution : Approuvé par AWS, avec assistance d’un conseiller juridique et d’un commissaire à la protection de la vie privée.
• Défi : surveiller la vitesse et les performances – Solution : AWS CloudWatch, Elastic Load Balancing et Auto Scaling.

Morale de l’histoire

La SÉFM a fourni un travail de titan pour mener sa transition stratégique. Pour relever ses défis et accomplir sa mission, le rôle de la direction était d’encourager l’expérimentation et d’accepter les échecs. Malgré le petit budget et le peu de temps, l’innovation était indispensable.

Cette innovation a poussé l’équipe informatique à apporter de la valeur ajoutée en travaillant 5 000 % plus vite à un dixième du coût.  Les exécutants informatiques sont devenus des consommateurs de services.

Face à l’impossible, la SÉFM a appris trois leçons majeures.

1. Encourager l’expérimentation
2. Réduire les délais
3. Réduire les budgets

La rareté crée la demande, la demande crée l’innovation et l’innovation vous permet de réaliser ce qui paraît impossible.

Pour en savoir plus sur la SÉFM, sa mission, et comment AWS lui a permis de la réaliser, visionnez cette vidéo de Nicole McNeill s’adressant à l’équipe du secteur public lors de l’AWS re:Invent.